Gerar documentos individuais em word na mala direta.

 

O código abaixo gera documentos individuais, em docx, para cada um dos registros em um documento do Word com mala direta (Correspondência). O campo "Escola" deve existir na mala direta, pois será o nome do arquivo docx que será mesclado individualmente (apenas com os dados da referida linha). O nome da Macro sugerido é "exp". 

Sub exp()

    Dim docOrig As Document

    Dim docNovo As Document

    Dim campoEscola As String

    Dim i As Integer

    Dim pastaDestino As String

    

    ' Define o documento principal como o ativo

    Set docOrig = ActiveDocument

    ' Certifique-se de que há uma mala direta configurada

    If docOrig.MailMerge.DataSource.RecordCount = 0 Then

        MsgBox "Nenhum registro encontrado na mala direta.", vbExclamation, "Erro"

        Exit Sub

    End If

    ' Define a pasta onde os arquivos serão salvos

    pastaDestino = docOrig.Path

    If pastaDestino = "" Then pastaDestino = Environ("USERPROFILE") & "\Documents"

    ' Percorre todos os registros da mala direta

    With docOrig.MailMerge

        For i = 1 To .DataSource.RecordCount

            ' Define o registro atual para a mala direta

            .DataSource.ActiveRecord = i

            

            ' Obtém o valor do campo "Escola"

            campoEscola = Trim(.DataSource.DataFields("Escola").Value)

            ' Substitui caracteres inválidos para nomes de arquivos

            campoEscola = Replace(campoEscola, "/", "-")

            campoEscola = Replace(campoEscola, "\", "-")

            campoEscola = Replace(campoEscola, ":", "-")

            campoEscola = Replace(campoEscola, "*", "-")

            campoEscola = Replace(campoEscola, "?", "-")

            campoEscola = Replace(campoEscola, """", "-")

            campoEscola = Replace(campoEscola, "<", "-")

            campoEscola = Replace(campoEscola, ">", "-")

            campoEscola = Replace(campoEscola, "|", "-")

            ' Verifica se o campo não está vazio

            If campoEscola <> "" Then

                ' Cria uma cópia do documento original apenas para o registro atual

                docOrig.Range.Copy

                ' Cria um novo documento e cola o conteúdo da cópia

                Set docNovo = Documents.Add

                docNovo.Range.Paste

                

                ' Salva o novo documento com o nome da Escola

                docNovo.SaveAs2 FileName:=pastaDestino & "\" & campoEscola & ".docx", FileFormat:=wdFormatDocumentDefault

                

                ' Fecha o novo documento

                docNovo.Close False

            End If

        Next i

    End With

    MsgBox "Documentos exportados com sucesso! Verifique a pasta: " & pastaDestino, vbInformation, "Concluído"

End Sub

Dinheiro, data e porcentagem em Mala Direta - Como configurar?

Após fazer mala direta (menu correspondência do Word) é necessário configurar os campos. De maneira resumida, clique com o botão direito no campo e depois em "Alternar códigos de campo". Basta adicionar os códigos a seguir, que estão em vermelho, antes de fechar a chave "}". Depois da adição dos códigos, clique com o botão direito e "Atualizar Campo". Veja os exemplos:

{MERGEFIELD Total \# "R$#.##0,00;-(R$#.##0,00)"}
Para valores positivos R$13,31
Dados na Planilha do Excel: 13,31111
Para valores negativos -(R$21,50) 
Dados na Planilha do Excel: -21,5 

{MERGEFIELD Total \# R$.0,00}
R$0,58 no lugar de 0,57700001
Dados na Planilha do Excel: 0,577.
Não recomendado para valores negativos, pois ficarão R$-0,58.

{MERGEFIELD Data \@"d 'de' MMMM 'de' yyyy"}
10 de fevereiro de 2020 no lugar de 2/10/2020.
Dados na Planilha do Excel: 10/02/2020.

{MERGEFIELD Data \@"dd'/'MM'/' yyyy"}
31/12/2020 no lugar de 12/31/2020.
Dados na Planilha do Excel: 31/12/2020.

Outra configuração interessante é a escrita de números por extenso, mas o recurso é válido apenas para números inteiros até 999.999. Para valores monetários a ideia é criar duas fórmulas no Excel, em colunas separadas, e obter a parte inteira para os reais e os decimais para os centavos. Supondo que o número está na célula "A1" temos a fórmula "=INT(A1)" que retorna o valor inteiro. Já os centavos podem ser extraídos pela fórmula "=INT(100*(A1-INT(A1)))". Assim, teremos o valor dividido em dois campos, "reais" e "centavos", configurados pela seguinte fórmula: 

{MERGEFIELD reais \*cardtext} reais e {MERGEFIELD centavos\*cardtext} centavos.
Mil seiscentos e cinqüenta e Dez centavos no lugar de 1650,10.
Dados na Planilha do Excel: 1650,10.

Se você não quiser dividir em duas partes (reais e centavos), então terá que inserir um campo dentro do outro no Word. Para criar um campo basta teclar "Ctrl+f9" e formará "{}". Tecle novamente e terá um campo dentro do outro"{{}}" (Atenção: se colocar as chaves "{}" manualmente elas não formarão um campo). 

{=INT({MERGEFIELD Total \# .0,00})\*cardtext} reais e {=100*( {MERGEFIELD Total \# .0,00} -INT({MERGEFIELD Total \# .0,00}))\# "0"\*cardtext} centavos.

Dados na Planilha do Excel: 1655,331 
Mil seiscentos e cinqüenta e cinco reais e Trinta e três centavos.

Dados na Planilha do Excel: 0,6660001
Zero reais e Sessenta e sete centavos.

Observe que a parte azul do código corresponde aos valores, da mala direta do excel, formatados com duas casas decimais. A  função INT retorna a parte inteira do número, ou seja, o que está antes da vírgula é exibida como reais. Já os centavos são calculados de maneira semelhante à fórmula apresentada anteriormente "=INT(100*(A1-INT(A1)))" convertida para a linguagem do Word.

Para porcentagem utilizaremos um campo dentro do outro (Ctrl+F9 para adicionar o campo, mas atenção, pois não funciona se colocar as chaves "{}" manualmente).

{={MERGEFIELD porcentagem}*100 \# .0,00%}

Dados da Planilha do Excel: 0,2999999999

30,00%

Finalmente, segue a fórmula para configurar em dólares (até USD 999,999,999.99 ) com "," e "." separando os milhares e decimais, respectivamente. (Atenção todas as chaves "{}" deverão ser geradas com "Crtl+F9")

USD{IF{MERGEFIELD dolar}<{=1000}{=INT({ MERGEFIELD dolar})\#"0"}{IF{MERGEFIELD dolar}<{=1000000}{=INT({MERGEFIELD dolar})\#"0','000"}{=INT({MERGEFIELD dolar})\#"0','000','000"}}}.{=MOD({MERGEFIELD dolar};1)*100 \#00}

Aqui, o valor {=1000} tem que ser um campo para transformar o texto "1000" em número. A função MOD(a;1) retorna o resto da divisão de "a" por "1", ou seja, apenas a parte decimal do número.

Dicas importantes: 
1) Para atualizar os campos você poderá teclar "Ctrl+t" para selecionar tudo e depois F9;
2) Não confunda aspas simples ' com aspas dupla ", pois são caracteres distintos e duas simples não formará uma dupla;

3) Você terá que repetir o procedimento de "Alternar códigos de campo" em campo dentro de outros campos;

4) Digirar "{}" não criará um campo, para criar utilize "Ctrl+F9".

Consideração final: a função TEXTO no Excel transforma um número para texto seguindo uma formatação,  exemplo =TEXTO(A1;"0,00"). Assim, o número que estiver em A1 será formatado para duas casa decimais "0,00" e poderá ser importado no Word como texto, sem a necessidade de alterar ou adicionar a formatação no campo do Word.

Um abraço,

Referência Cruzada - Figuras 1, 2 e 3.

Saiba como fazer Referência Cruzada no Word de imagens.

Utilize Indicador para buscar apenas os números das legendas e obter os seguintes textos: "Figuras 1 e 2" ou "Figuras 1, 2 e 3".

Outra opção:

Depois de "inserir" - "referência cruzada" aparecerá, por exemplo,  "Figura 1" no texto.
Tecle alt+f9 e adicione  \# "0" no final do campo. Exemplo: {REF _ref2662762 \h \#"0"}.
Tecle alt+f9 novamente, Ctrl+t para selecionar tudo e depois f9, que atualizará todos os campos.
Um abraço.

OFFICE 365 GRÁTIS - Alunos do estado de São Paulo

Caros alunos da Secretaria da Educação do Estado de São Paulo,

O tutorial mostra como efetuar a instalação grátis do OFFICE 365 que inclui o Excel, Word, Power Point entre outros programas.

Em resumo você deverá:

1) ter em mãos o número do seu RA (Registro Acadêmico) com o Dígito verificador (DG);

2) acessar https://sed.educacao.sp.gov.br/ para configurar a sua senha;

3) entrar em https://login.microsoftonline.com/ com o seu e-mail escolar* e a mesma senha configurada anteriormente;

4) finalmente instalar o programa OFFICE 365.

*O e-mail escolar é composto:

0000+RA+DG+sp@aluno.educacao.sp.gov.br

(não colocar o sinal "+")

Um abraço.

Bibliografia ABNT automática no Word 2016

Para que a bibliografia fique automática no Word 2016 no estilo ABNT, em resumo, você precisará: 

• Fazer o download de três arquivos do estilo ABNT no seguinte link:
   http://bibword.codeplex.com/releases/view/27212
  Ou navegar na seguinte página e encontrar o link acima.
  http://www.techtudo.com.br/dicas-e-tutoriais/noticia/2011/06/como-adicionar-normas-da-abnt-no-word-2007.html
• O próximo passo é gravar os arquivos na seguinte pasta de seu computador:
  C:\Users\Seu usuário\AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography\Style

• Finalmente, utilizar de maneira correta o menu "Referências" do Word, que facilitará a confecção de seu documento.
• ATENÇÃO: para outras versões do Word os locais de gravação podem ser diferentes sugiro localizar a pasta Style que possui o arquivo "CHICAGO.XSL". Para localizar a pasta Style abra o Windows Explorer, clique em pasta raiz (provavelmente "C:/") e Crtl+F e digite no canto direito superior o que está procurando.

Quer aprender um pouco mais sobre as Normas da ABNT? Minha sugestão é o site da Biblioteca da Unesp de Rio Claro: Normas ABNT: http://www.rc.unesp.br/biblioteca/interna_geral.php?cod=017

Configurar estilos no Word.

Configure apenas uma vez os parágrafos e espaçamentos em seu TCC, Dissertação ou Tese. Aprenda a utilizar os estilos no Word. A ideia é que o estilo pode ser aplicado em vários parágrafos. Mudando-se a formatação do estilo, todos os parágrafos que possuem o referido estilo serão modificados. Por exemplo, um documento com 50 parágrafos no estilo "texto da tese", em que o recuo da primeira linha está com 0.25 cm. Ao modificar o recuo da primeira linha  para 1 cm no estilo "texto da tese", todos os 50 parágrafos serão reconfigurados automaticamente.

Referência Cruzada - Figuras

Aprenda uma maneira eficiente de organizar as figuras em seu TCC, Dissertação ou Tese no Word utilizando referências cruzadas.

Referência Cruzada - Equações

Pretende utilizar o Word para elaborar o seu TCC ou dissertação. Deixo minha sugestão de como inserir as equações numeradas automaticamente. Aposto que facilitará o seu trabalho.

Criação de certificados - Word e Excel

Certificados em um evento envolvendo muitas pessoas? Organize as informações dos participantes em uma planilha eletrônica do Excel e crie os certificados facilmente utilizando o editor de texto Word. Cada linha da planilha será convertida em um certificado.